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方盛车桥:专注才能用好OA办公系统
2020-02-14

      一、项目背景

      OA办公系统如何用好?每个公司都有自己的答案,当然,也有自己的困惑。有着30年历史的方盛车桥给我们的答案很简单:专注。

      方盛车桥是中国西南地区最大的商用车车桥专业生产厂家,位于广西柳州,现有员工一千多人,其中中高级职称专职技术人员180多人。方盛车桥不仅是中国东风柳州汽车有限公司最紧密的大型核心零部件定点配套企业,同时也是国内多家中重型商用车主机厂车桥供应商,产品畅销全中国。方盛车桥拥有先进制造技术及高端工艺装备,已形成年产二十五万根驱动桥的能力,产品几乎涵盖所有商用车用桥。

      虽然是一个老厂,但方盛车桥非常重视信息化建设,已经成功实施了ERP系统,并正在进行二次开发,构建一套企业执行层面的系统“精细化生产现场管理系统”,企业领导人希望今后企业有70%的生产力来自于机器人。

      二、专注工作流

      2012年4月,方盛车桥实施了华天动力OA办公系统,面对OA办公系统里面丰富的功能模块,方盛车桥并没有贪多求全,而是聚焦在工作流管理上。通过华天动力领先的工作流管理功能来规范办公流程,提升办公效率,这也正是方盛车桥实施OA办公系统的初衷。

      目前,方盛车桥已经在华天动力OA办公系统上建立了办公设备申购、设备投资申请、质量信息反馈、请假、加班预报等一系列办公和业务流程,而使用最多的则是“物资临时采购申请”流程,平均每天要发起4次左右。

      相比以往依靠人工来传递流程的模式,OA办公系统极大地提升了方盛车桥流程审批的效率,节省了大量的人力、物力和时间成本。以往动辄需要2—3天才能走完的流程,现在只要几个小时,甚至不到一个小时就可以完成。据粗略统计,办公用纸张也节省了70%以上。

      同时,方盛车桥还通过OA办公系统内“审批超时统计”的功能,来监控和统计各部门、各人员流程审批的效率,以保障各项流程得到及时的办理,推动OA办公系统的应用,如下图示:

      在上面的表格中,点击部门名称,就可以看到该部门内所有人员的流程超时审批统计列表,再点击具体人员,就可以进一步看到该员工经办的超时审批明细,如下图示(部分截图):

      可见,“流程超时统计”是一个非常有用的功能,它提供了可以层层追索、透明化的管理工具,通过这个工具,方盛车桥可以达到三个目的:一是可以发现不合理的业务流程,进行流程优化;二是可以为人员的绩效考核提供准确依据;三是可以推动OA办公系统的应用。而最终的目的,都是为了办公效率的提升。

      三、其他的应用

      在满足了工作流管理这个核心需求的基础上,方盛车桥还通过“会议管理”功能来实现对公司会议的规范化管理,包括会议发起、会议预定、会议纪要、会议审批、会议提醒等。通过这个功能,方盛车桥的会议管理变得更加井然有序,也不会发生各部门临时抢会议室的情况了。而且,每个会议的内容都有了更及时、更详细的记录,更加便于管理者对会议结果的监督落实和推动执行。

      另外,由于方盛车桥对于产品质量和生产管理的高度重视,管理层大部分时间都在生产现场,而不是办公室里。为了及时审批流程,方盛车桥使用了华天动力提供的手机OA功能,通过手机移动办公,就摆脱了对电脑的依赖,随时、随地都能够进行流程审批和信息查阅。

      华天动力的OA小助手也为方盛车桥的办公提供了很大的方便。这是一个企业内部的即时通讯工具,能够实现消息、文档、流程到达后的即时提醒,也可以实现在线即时沟通。通过这个工具,即使不登陆OA系统的主界面,也能够便捷的完成日常的信息沟通和文档收发等工作,对于一些电脑使用不熟练的老员工来说,更是非常好用。

      四、启示

      负责方盛车桥OA办公系统实施的,是华天动力在当地的合作伙伴——柳州汉德科技有限公司,公司的技术总监陈工表示:客户的需求非常清晰,而华天动力OA办公系统的工作流管理功能在业内非常出名,支持固定流程、分支流程、并发流程、流程嵌套等各种流程类型,可以满足企业复杂的流程管理需求。更难得的是,华天动力的工作流实施起来很方便,流程和表单的设计都是完全图形化的,所见即所得,所以实施工作非常顺利。

      显然,无论是选购OA办公系统,还是使用OA办公系统,都要专注于自己的核心需求,不是贪多求全,而是集中专注于自己需要的核心功能上,将这些功能用实、用好,远比那些泛泛的使用方式更有价值。

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